Main » 2008»Tháng Tám»24 » PS8: “thuốc giảm béo” cho file Word, Excel, PowerPoint
PS8: “thuốc giảm béo” cho file Word, Excel, PowerPoint
01:09
Thông thường để giảm bớt dung lượng cho file Word, Excel,
PowerPoint, chúng ta sẽ nén chúng lại với Winrar hoặc mở từng file
riêng lẻ và giảm độ phân giải của các hình ảnh bên trong tập tin bằng
công cụ Compress Pictures.
Tuy nhiên, khi có số lượng file cần sử lý lớn thì cả hai cách
trên đều lộ rõ khuyết điểm là khiến ta tiêu tốn nhiều thời gian. Để
khắc phục khuyết điểm này, có thể sử dụng chương trình Powershirink 2008 (PS8) của TopByteLabs.
Cơ
chế làm việc của PS8 là nén hình và giảm lược các chi tiết “thừa” trong
file. Ngoài tác vụ đặc thù này, PS8 còn “cõng” theo hai công cụ khác
thú vị nữa: trích xuất hình ảnh và tìm kiếm tên file. Với giao diện
tương tác đơn giản, tích hợp nhiều ngôn ngữ, khả năng xử lý nhiều file
cùng lúc và tốc độ làm việc cực nhanh, PS8 hẳn sẽ làm bạn thực sự hài
lòng ngay từ lần sử dụng đầu tiên.
Chương trình hiện có
phiên bản 3.5, dung lượng 3.9MB, tương thích với Windows
NT/2000/XP/2003/Vista, hỗ trợ MS Office phiên bản 97 đến 2007, tải tại http://tinyurl.com/PShrink. Xem thông tin đăng ký tại http://tinypaste.com/2158068.
Tại giao diện chính của PS8, bạn nhấn vào nút "Setting"
để vào hộp thoại thiết lập các tùy chọn liên quan đến kết quả xử lý.
Tại đây có tổng cộng bảy thẻ nhưng bạn chỉ cần lưu ý đến ba thẻ đầu
tiên:
- Thẻ Shrink: Trường Shrink mode gồm bốn chế độ “giảm béo” cho dung lượng file, mặc định là Extra shrink
(dung lượng được tối ưu ở mức cao nhất, thuận lợi cho việc lưu trữ và
chia sẻ song hình ảnh chỉ phù hợp với độ phân giải 800x600), Normal shrink (tối ưu ở mức trung bình, hình ảnh phù hợp với độ phân giải 1024x768), high quality shrink (tối uu không đáng kể, hình ảnh phù hợp với độ phân giải 1920x1440) và Custom (tối ưu hóa tùy theo thiết lập của người dùng).
Ngoài ra, tại trường Embedded objects
còn có hai tùy chọn đến đối tượng được nhúng vào tài liệu là âm thanh
và video. Nếu thấy không cần thiết phải loại bỏ những đối tượng này ra
khỏi file (nếu có), bạn đánh dấu chọn trước hai mục: Keep sounds (giữ lại file âm thanh), Keep videos (giữ lại file video). Riêng mục Keep Excel books (giữ lại các sheet rỗng) và các mục trong hai trường còn lại (image compression – tỷ lệ nén và Image resolution – độ phân giải tối ưu hình ảnh, chỉ có tác dụng khi bạn chọn chế độ Custom), bạn nên giữ nguyên như mặc định.
- Thẻ Rename: Mặc định, cụm từ “(PowerShrink 2008)” sẽ nằm phía trước tên file kết quả. Nếu thích bạn cũng có thể thay bằng từ mình muốn bằng cách nhập vào ô Add this text to new file name, cũng như ấn định lại vị trí phía sau tên file. Bên cạnh đó, bạn còn có thể đưa vào tên file thời gian (add time) và ngày tháng (add date) xử lý. Có hoặc không có dấu gạch ngang (mục Separator).
- Thẻ Folders: Thư mục lưu file kết quả, mặc định là cùng thư mục chứa file xử lý. Nếu muốn, bạn có thể chọn lại: Desktop (lưu file ở màn hình nền), Remember latest (lưu tại vị trí đã lưu gần đây nhất) hay This folder (ấn định vị trí theo nhu cầu). Thiết lập xong, bạn bấn OK để trở lại giao diện chính.
Tiếp đó, nhấn nút (hay Ctrl + O) để chỉ định các file cần xử lý (dùng phím Ctrl hoặc Shift để chọn nhiều file cùng lúc), rồi nhấn nút để bắt đầu tiến trình "giảm béo".
Hoàn tất, bạn dùng nút Open để mở file được chọn bằng chương trình tương ứng, nút Folder để truy xuất đến thư mục lưu trữ, nút Email để mở cửa sổ soạn thư (Outlook Express) có đính kèm file được chọn, nút Delete để xóa file ra khỏi danh sách hoặc nút Show Detailed Log để xem lại toàn bộ thông tin sơ lược về quá trình xử lý.
Như đã đề cập ở phần đầu, PS8 còn kèm theo 2 công cụ Search và Extract, khai tháo theo cách sau:
- Search: Bạn nhấn vào nút Search (hay F3). Trong cửa sổ xuất hiện, bạn đánh dấu chọn loại tập tin cần tìm vào các mục Powerpoint presentations, Word documents hay Excel books. Kế đến, bạn cần chỉ định vị trí tìm kiếm (Search in folders) thông qua nút Local Drives, hay Add Folder. Xong, bạn nhập tên file vào Search for file rồi nhấn Enter. Với kết quả tìm được, bạn có thể tối ưu hóa dung lượng (nếu muốn) bằng cách nhấn vào nút Shink Now.
- Extract: Đầu tiên, bạn cũng sử dụng nút để đưa các file cần trích xuất phần hình ảnh vào danh sách. Kế đến, bạn nhấn nút Extract nằm ở cuối thanh công cụ. Số lượng hình ảnh được trích xuất (định dạng JPG) biểu hiện bằng một con số ở cột Count, sẽ lưu trong thư mục cùng tên file xử lý nhưng có gắn thêm hậu tố “images”.
Lưu ý: - Sau khi cài đặt, trong menu File của Word, Excel, Powerpoint đều có tích hợp thêm dòng lệnh PowerShrink với 7 lệnh liên quan. - Ngoài các đưa file vào danh sách thông qua nút Open, chương trình còn hỗ trợ phương pháp kéo và thả.
(hay Ctrl + O) để chỉ định các file cần xử lý (dùng phím Ctrl hoặc Shift để chọn nhiều file cùng lúc), rồi nhấn nút 
để bắt đầu tiến trình "giảm béo".
